Деловое письмо ⇐ Помощь знатоков

[Алеся]

Помогите пожалуйста написать деловое письмо.

[irida]

Алеся
Ну, ей-богу, удивлению моему нет предела! Если бы об этом просила полуграмотная старушка, которой пенсию задерживают (это на форуме-то, в интернете! ), думаю, что знатоки проявили бы чуткость и отнеслись с пониманием. Но ведь Вы же студентка, значит закончили среднюю школу и продолжаете обучение. К тому же, помочь можно, когда основная часть работы уже выполнена, надо только проверить, дать совет, обратить внимание на стилистические ошибки и т.п. Но Вы же ничего не сделали! Какая же это помощь?!
Прошу прощения за резкость.

[Алеся]

Во первых, откуда Вы можете знать выполнено ли у меня это задание или нет...Во вторых, я думаю здесь должны писать именно те люди которые могут действительно дать совет. И мало ли эта тема понадобится еще кому то....или просто будет интересно узнать что то новое.... Так вот если Вас это никак неинтересует, ненадо просто заходить сюда и высказывать свои претензии...Извините за резкость

[Benrath]

Я и любовное письмо могу помочь написать.
Уточните только кому
и от кого.

[irida]

Benrath
Так что же вы тогда слёзы льёте, любовь - это прекрасно! Это так волнительно!
А письмо турецкому султану можете?

[Benrath]

irida,

Так что же вы тогда слёзы льёте,

над вымыслом слезами обольюсь...

Разве не так сказал классик?

[irida]

И может быть — на мой закат печальный
Блеснет любовь улыбкою прощальной.

[Benrath]

irida,

И может быть — на мой закат печальный
Блеснет любовь улыбкою прощальной.

Искушаете?

[Елена]

Алеся
Какая тема Вашего делового письма?
посмотрите по ссылкам. Может быть, что-то приголдится Вам. Там есть и осн. типы, и части писем, и примеры.
http://www.novosib.ru/more/?id=22
http://www.bereg.ru/sprav_info/bisnes/d ... ismo.shtml
http://www.jobmoney.ru/index.php?id=71
http://www.linguabest.ru/business-letter.html
Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит суперпривлекательные предложения. Ведь читают их живые люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.


Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Напротив, очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости (например, «Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять [/b]определенным требованиям.
Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма. Так, например, для деловых писем типичны следующие начала предложений:

Ввиду срочности заказа…
В связи с уточнением плана прибыли…
Согласно вашей просьбе…
Согласно распоряжению начальника управления….

В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дело, соблюдая нейтральность тона.

Деловые письма юридических лиц (предприятия, фирмы, кооператива, общественной организации…) излагаются:
от третьего лица единственного числа (фирма “уведомляет”, “сообщает”, “просит”, “предупреждает”, “примет меры”…)

или
от первого лица множественного числа (“сообщаем”, “предупреждаем”, “направляем”, “отказываемся”, “просим”...).

Технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно согласно ГОСТУ

Требуется указание на документе его исполнителя.

Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует сначала “набросать” логическую схему его содержания. В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки.

Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:
в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,
во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Пример сопроводительного письма

“Направляем проектную документацию по объекту “Волоконно-оптическая сеть г.Сызрань. II-ой этап строительства”.

Получение просим подтвердить.”

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его восприятие адресатом. Считается, что средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Порядок слов при составлении официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила расположения слов. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

[Benrath]

Елена,
вы просто герой, что отважились ответить на такую оригинальную просьбу.

Предлагаю еще более оригинальную:

Помогите написать формулу.........

[Елена]

Benrath
нееееее.... не могууууууу...... я не герооооооййй...ой...ой...ой

[vadim_i_z]

Предлагаю еще более оригинальную:

Помогите написать формулу.........

Получите!

[irida]

vadim_i_z, когда мои дети пойдут в гимназию, обещаю Вам задавать именно такие вопросы. Но не на этом форуме.
А что это за формула - такая впечатляюще-объёмная?

[Benrath]

irida,

А что это за формула - такая впечатляюще-объёмная?

Неужели неясно?
Это расчет цены потребительской корзины на будущий год.

[vadim_i_z]

irida, кусок некоего интегрального преобразования.
Benrath, не дай Бог: там потом имеет место неограниченный рост.